Cartographie des outils et services proposés par les archives départementales en 2022

Le programme 2RU (2021-2024) s’intéressait à la reconfiguration des rapports aux usagers des services d’archives dans un contexte de diversification des demandes sociales, de confirmation ou d’émergence de nouvelles formes de communication aux publics, sur fond d’amélioration continue des services publics et comportait trois axes : politiques des services ; relations aux usagers dans leurs demandes ; offre des services et des territoires.
Un travail de recensement des outils de gestion des demandes des usagers disponibles en ligne a été la première étape de la recherche mené dans le cadre du programme 2RU. Il s’agissait de les identifier, de les cartographier et d’en proposer une typologie.
Les objectifs étaient : 1/ de recenser toutes les aides à la recherche et les services proposés par les services départementaux d’archives : formulaires de contact, dérogation, réservation ou prêt de ressources culturelles ou pédagogiques, réservation de salle ou de document, demande administrative, pré-inscription, prise de rendez-vous, tutoriel, demande de numérisation ou de reproduction, demande de réutilisation, assistance à l’accessibilité, fiche d’aide à la recherche, Chat, visio, FAQ, espace personnel etc. ; 2/ de créer une table de données susceptible d’alimenter diverses exploitations et visualisations, notamment cartographiques. Le périmètre choisi a été celui des archives départementales pour bénéficier d’un corpus relativement homogène. Un premier recensement effectué par le Service interministériel des Archives de France nous avait été communiqué et avait abouti à un tableau de 439 lignes. Il permettait de constater le caractère très instable des dénominations employées et de poser la question de la catégorisation de ces outils. Incontestablement, les catégories des acteurs devaient être clarifiées, voire dépassées par d’autres formes de classification.
À titre temporaire et exploratoire, une liste d’items, appuyée sur un glossaire, a été d’abord testée par l’équipe du programme puis systématiquement utilisée sur l’ensemble des sites Internet des services d’archives départementales, aboutissant à un tableau de 551 lignes le 10 octobre 2022. La version arrêtée en décembre 2022 comprend 567 lignes. C'est cette version qui constitue le présent jeu de données.
Cette liste a été établie en croisant d’une part les observations réalisées sur un échantillon de sites, d’autre part l’état de l’art. C’est la raison pour laquelle certaines catégories ont été recherchées sans résultat.
Les informations à collecter étaient les suivantes : identification du service ; identification du département ; intitulé de l’outil destinés aux usagers (tel que donné sur le site), type d’outils (liste fermée), besoins desservis (liste fermée), rubrique du site Internet où se trouve l’outil, nombre de fiches ou de tutoriel (facultatif), informations complémentaires, lien Internet, date de mise en service (facultatif), date de fin de service (facultatif), date de la dernière mise à jour de la fiche, modalités de recueil de données.
La liste correspondant aux besoins des usagers regroupe six catégories : accès aux ressources et/ou aux archives à distance, accompagnement personnalisé/individualisé, aide pour la recherche (autonomisation de l'usager), contribution de l'usager (partage/communauté), facilitation des démarches, téléservices.
Le recueil de données s’est effectué à partir de deux sources principales : les sites Internet et les rapports annuels d’activité, avec quelques compléments sur d’autres canaux (youtube, dailymotion). Il s’est déroulé en trois phases : le recensement fourni par le Siaf a été complètement refondu par suite des évolutions des catégorisations. Un second recensement a été mené parallèlement. Enfin, une troisième personne a confronté les deux premiers recensements et arbitré les divergences.
Une fois le tableur complété, nous avons décidé de le faire évoluer vers une base de données relationnelle et de la publier sur https://heurist.huma-num.fr/heurist/?db=2RU&website.
Les données ont été présentées dans un billet de blog sur https://alma.hypotheses.org/4923 et exploitées dans le rapport de recherche 2RU.