Information Systems and Information Practices (Workers in Government Offices)

Information practices of authorities regarding citizens. Topics: assumed reasons for applications not completely filled out; conduct with incompletely filled out forms; first impression with incorrect information of citizens; conduct with application submissions and with questions of citizens; communication practices of authorities and departments among themselves; existence of explanatory leaflets for forms; assumed knowledge of the applicant about data forwarding in the government office; procedure in evaluating the application and with contradictory information; characteristics of persons who frequently submit incomplete applications; doubt in the accuracy of information on private certificates; attitudes to unbureaucratic conduct in needy cases; inspection of information of the applicant with other government offices and above all the tax office; preference for rapid processing of all applications or exact processing of every individual case. The following questions were posed in the form of a written supplementary questionnaire: questions on the course of work and work organization in the department; separation of applications in routine cases and complicated cases; number of cases to be taken care of; relative time expended for initial applications and current cases; regulations used, service directives and implementation orders. Interviewer rating: willingness of respondent to cooperate; presence of other persons during interview; length of interview. Informationsverhalten der Behörde gegenüber dem Bürger. Themen: Vermutete Gründe für nicht vollständig ausgefüllte Anträge; Verhalten bei unvollständig ausgefüllten Formularen; erster Eindruck bei unrichtigen Angaben des Bürgers; Verhalten bei Antragseinreichung und bei Rückfragen des Bürgers; Kommunikationsverhalten der Behörden und Dienststellen untereinander; Existenz von erklärenden Merkblättern zu Formularen; vermutete Kenntnis der Antragsteller über die Datenweitergabe in der Behörde; Verfahren bei der Antragsprüfung und bei widersprüchlichen Angaben; Merkmale von Personen, die häufig unvollständige Anträge einreichen; Zweifel an der Richtigkeit von Angaben auf privaten Bescheinigungen; Einstellungen zu unbürokratischem Verhalten bei bedürftigen Fällen; Überprüfung von Angaben des Antragstellers bei anderen Behörden und vor allem dem Finanzamt; Präferenz für zügiges Bearbeiten aller Anträge oder für das exakte Bearbeiten eines jeden einzelnen Falles. In Form eines schriftlichen Ergänzungsfragebogens wurde erfragt: Fragen zum Arbeitsablauf und zur Arbeitsorganisation in der Dienststelle; Trennung der Anträge in Routinefälle und komplizierte Fälle; Zahl der zu betreuenden Fälle; relativer Zeitaufwand für Erstanträge und laufende Fälle; benutzte Vorschriften, Dienstanweisungen und Durchführungsverordnungen. Interviewerrating: Kooperationsbereitschaft des Befragten; Anwesenheit von anderen Personen beim Interview; Interviewdauer.