การจัดการกระบวนการทางธุรกิจของงานบริการการศึกษาเพื่อการแปรรูปสู่ความเป็นดิจิทัล

ในโลกแห่งความผันผวนที่ปัจจุบันเรียกกันว่า VUCA นั้น หากองค์กรอาศัยเพียงการบริหารในรูปแบบเดิมคงไม่อาจอยู่รอดในตลาดได้ เพื่อมิให้ถูกแทนที่โดยผู้เล่นใหม่การแปรรูปองค์กรให้เป็นดิจิทัลจึงกลายเป็นสิ่งจำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในวงการอุดมศึกษา ที่สถาบันเช่นมหาวิทยาลัยนั้นกำลังเผชิญกับจำนวนของนักศึกษาที่ลดลงอย่างต่อเนื่อง จากการเข้าสู่ตลาดของผู้เล่นที่เรียกว่าการศึกษานอกระบบ ทำให้มหาวิทยาลัยจำเป็นที่จะต้องแปรรูปตนเองให้เป็นดิจิทัลด้วยเช่นกัน แต่การแปรรูปมหาวิทยาลัยให้เป็นดิจิทัลนั้นมิใช่เพียงแต่การที่จะนำห้องเรียนเข้าสู่ระบบออนไลน์ หรือ การนำเอาซอฟท์แวร์เข้ามาใช้ในการทำงานเท่านั้น งานวิจัยชิ้นนี้จะนำเสนอแนวคิดในการแปรรูปมหาวิทยาลัยรัฐแห่งหนึ่งในประเทศไทยให้เป็นดิจิทัล โดยเริ่มต้นที่การแปรรรูปงานบริการการศึกษาระดับคณะที่เป็นส่วนประกอบที่เล็กที่สุดแต่สำคัญมากในมหาวิทยาลัย การวิจัยนี้ได้ปรับใช้การจัดการกระบวนการทางธุรกิจของกระบวนการอนุมัติเอกสารที่เรียกกันว่างานสารบรรณ ที่เป็นกระบวนการสำคัญของทุกหน่วยงานราชการ ผ่านการวิเคราะห์ด้วยแผนภาพ BPMN และจัดการกับจุดติดขัดในกระบวนการดังกล่าวด้วยหลักการ ECRS+IT เพื่อสร้างกระบวนการต้นแบบ ที่มาพร้อมกับแนวทางการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้เพื่อยกระดับกระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทว่าเมื่อมหาวิทยาลัยที่เป็นกรณีศึกษาได้มีเทคโนโลยีสารสนเทศที่เรียกว่าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างมาเพื่อใช้กับกระบวนการดังกล่าวอยู่ก่อนแล้ว แต่ในปัจจุบันกลับไม่มีผู้ใช้งานเนื่องจากการออกแบบระบบที่ไม่สอดคล้องกับพฤติกรรมของผู้ปฏิบัติงาน ผู้วิจัยจึงต้องออกแบบกระบวนการต้นแบบโดยผสานกับความคิดเห็นที่ได้รับจากผู้ปฏิบัติงานจริงและนำเสนอแผนพัฒนาระยะยาวที่ใช้หลักการ Extreme Programming ในการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้ระบบดังกล่าวเกิดการวัวัฒนาการจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ไปเป็น Virtual Workplace ของมหาวิทยาลัย เพื่อให้เป็นก้าวแรกที่นำไปสู่การแปรรูปมหาวิทยาลัยให้เป็นดิจิทัล ซึ่งทั้งกระบวนการต้นแบบและแผนพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นผลของการวิจัยนี้สามารถที่จะนำไปปรับใช้ได้ไม่เพียงแต่กับมหาวิทยาลัยเท่านั้น แต่สามารถปรับใช้ได้กับทุกหน่วยงานราชการที่พบปัญหาความล่าช้าในการอนุมัติเอกสาร หน่วยงานที่พบปัญหาในการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือแม้แต่หน่วยงานที่เพียงแค่ต้องการจะแปรรูปตนเองให้เป็นดิจิทัลก็สามารถใช้ได้